克利夫兰县将案件档案数字化，以提高法庭表现和移动性

Challenges

Cleveland County DSS used to rely on paper-based, 管理子女抚养费文件和表格的手工流程. 这使得它很难处理大量的案件，也很难在需要的时候找到文件或信息, 尤其是特工们一次要处理几百个案子.

特工们想把精力集中在案件管理上，却陷入了行政工作的泥潭. Even when clerical staff helped with filing, 这占用了他们原本可以用来支持中介的宝贵时间，以确保家庭获得所需的经济支持.

Court-related processes were also inefficient too, 这会危及该机构在规定时间内完成任务的能力吗. 在法庭听证会后，可能需要几天的时间才能签署儿童抚养令并将其扫描到系统中.

Solution

克利夫兰县DSS儿童抚养代理人现在使用特拉弗斯在任何地方工作, including the courthouse. Agents and clerical staff use the software to scan, store, and retrieve state and local forms, legal documents, and other case content. Documents are organized in centralized, 使用特定于人类服务的分类法的电子案例文件, 这使得任何工人都可以在任何时候找到他们需要的东西，而不必翻阅大量的记录.

“当你谈论保存20年的记录时，它会积累大量的文书工作. This has helped us to be more efficient and more accurate,” said Tracy Tolbert, child support program manager, Cleveland County DSS.

Child support workers can use Traverse to:

• 在Traverse中处理新的应用程序，这些应用程序可以立即在电子文件中获得
• Easily progress cases and files (e.g., from intake to establishment) over the life of the case
• 通过电子方式将客户文件通过邮件发送给合适的工作人员进行审查或进一步处理
• 在法庭上实时修改表格供法官签字
• Scan documents, such as income verification, into case files from anywhere clients drop them off, including in court
• 使用全文搜索来查找案件档案中的相关信息，例如法院命令或案件记录

Results

特拉弗斯帮助克利夫兰县DSS的儿童抚养代理人减少时间框架，提高效率. “BG电子首页能够重新评估BG电子首页的流程，并就BG电子首页的运营方式做出更好的决策，这一事实改变了游戏规则,” Tracy said.

Improved productivity in court

在离开法院之前可以自由填写表格并获得法院命令，这大大节省了时间.

“We were waiting days to get our signed court orders back. 现在BG电子首页可以在法庭上做，在BG电子首页回到办公室之前，让他们签名并扫描到特拉弗斯,” Tracy said. “BG电子首页有更多的控制权来确保BG电子首页在那个日期所做的每一份文件都在BG电子首页手中，并在BG电子首页离开法庭之前回到案件档案中.”

Streamlining collaboration

Without having to rely on paper, 工人更容易与法律和法院工作人员共享信息和记录. For example, 代理商可以将法律建议发送给代理的律师助理，由其在Traverse内部处理，而不必打印所有信息并通过办公室间邮件发送. 县书记员可以通过电子方式将法院命令发送给该机构，工作人员可以将其添加到文件中，而无需制作或提取实体副本.

Better client service

特蕾西说，对客户来说，最大的好处是，当他们打电话来提出问题时，即时掌握信息. “BG电子首页不必担心文件丢失或者有人没有完成文件归档，而它不在案件卷宗中,” she said. “在任何时候，每个员工的所有信息都在BG电子首页的指尖，这真是太棒了.”

代理也有更多的时间花在实际的案件管理上，因为以前耗时的任务，如归档，是如此简单. “BG电子首页现在能够花更多的时间专注于以解决方案为中心的案件决策，而不是被行政职责所束缚,” Tracy said.

特蕾西说，儿童抚养代理人和支持人员每天都在寻找使用特拉弗斯的新方法，以提高流程的效率. “特拉弗斯对BG电子首页以前的工作流程有了实质性的改变，它变得更好了," she said.